元請顧客管理表とは？作成方法やメリットを無料テンプレートを基に解説
目次
元請顧客の管理をする上で欠かせないのが元請顧客管理表。
管理表を作成することで、顧客情報を一元管理でき、業務効率の改善にもつながります。
この記事では、
- 元請顧客管理表を作成するための項目
- 元請顧客管理表を活用するメリット・デメリット
- 元請顧客管理表を効果的に活用する方法
などを詳しく解説します。
また、これから元請顧客管理表を作成しようと考えている人のために、すぐに使える無料テンプレートを用意しました。
記事内の内容をイメージしやすいように今のうちにダウンロードして、内容を確認しながら読み進めてみてください。
元請顧客管理表とは
元請顧客管理表とは、以下のように元請け業者の情報を記入し管理するツールのことです。
元請顧客管理表は、作成義務はとくにありません。
しかし、元請け業者の数が増加すると管理が困難になりますし、業務効率にも影響するため、管理表の作成・活用をおすすめします。
元請顧客管理表を作成するのに必要な項目
元請顧客管理表は、自身で簡単に作成できます。
管理表の作成に必要な項目は、以下の通りです。
- 顧客名
- 住所
- 担当者名
- 電話番号
- FAX番号
- メールアドレス
- 締め日
- 支払日
- 専用請求書の有無 など
基本的な項目を列挙していますが、企業ごとで必要な項目を追加しても問題ありません。
元請顧客管理表を作成する方法
元請顧客管理表を作成する方法は、以下の3つです。
- 手書きで作成する
- エクセルで作成する
- テンプレートをダウンロードする
それぞれにメリット・デメリットがあるので、自身や自社に適した方法を取り入れてみてください。
また、作り方や形式にこだわるよりも、なるべく早く活用し始めたい人は、テンプレートのダウンロードがおすすめです。
手書きで作成する
エクセルを使用せずに、手書きで管理表を作成する方法です。
手書きの場合は紙とペンさえあればすぐに作成できますし、原本を一枚作っておくことで、あとは印刷して使いまわせます。
エクセルを扱うのが苦手でも問題ありませんし、項目さえ決めてしまえば短時間で完成します。
ただし、新規顧客を追加したり既存顧客の情報を編集したりする場合には、直接書き込まなければなりません。
そのため、手書きの場合は、元請顧客管理表の作成自体が業務効率を悪化させる原因にもなり得ます。
エクセルで作成する
エクセルでの作成は、普段からエクセルを使い慣れている人であれば、手書きよりも簡単な方法といえます。
必要な項目を打ち込むだけで完成しますし、社内の共有フォルダに保存すれば印刷も不要です。
後々、項目を増やす場合でも、列や行をを追加するだけですので手間をかけずに変更できます。
ただし、普段エクセルを使用していない人は、思うように作成できない可能性もあります。
テンプレートをダウンロードする
テンプレートをダウンロードすることで、すでに完成した元請顧客管理表を取得できます。
そのため、作成する手間をかけずにすぐに活用できます。
足りない項目がある場合は、自身で追加することも可能です。
クラフトバンクでは、以下の「元請顧客管理表」のテンプレートを無料でプレゼントしております。
この記事を参考にしながら、ぜひ活用してみてください。
元請顧客管理表を作成する目的
元請顧客管理表を作成する目的は、以下の3つです。
- 元請顧客の情報を一元管理する
- 社内の情報共有を簡潔にする
- 顧客とのコミュニケーションをスムーズにする
それぞれ詳しく解説するので、参考にしてみてください。
元請顧客の情報を一元管理する
元請顧客管理表を作成する目的の一つが、顧客情報の一元管理です。
元請け業者の情報は、直接関係のある担当者だけが扱うわけではありません。
たとえば、請求書の発送に関しては、総務や経理が把握したい内容ではないでしょうか。
顧客情報を一元管理することで、社内での取り扱いが統一されますし、誰もが必要な際にすぐに情報を確認できます。
社内の情報共有を簡潔にする
元請顧客管理表があることで、無駄な共有を省けます。
無駄な共有がなくなると、単に業務効率の改善だけではなく、顧客情報の流出リスクを抑えることにもつながります。
たとえば、他部署の社員に顧客情報を伝えたい場合、元請顧客管理表があればそれぞれのパソコンで確認してもらうだけです。
しかし、管理表がなければ口頭やメール、手書きメモなどで伝える必要があります。
メールを送る際に、万が一宛先を間違えると外部への情報流出につながる可能性もあります。
メールの誤送信で実質的な被害はなくても、顧客からの信頼を失うことになるでしょう。
元請顧客管理表を作成し、社内のパソコンでのみ閲覧可能な設定にしておけば、情報共有は簡潔ですし、外部への情報漏洩リスクも抑えられます。
顧客とのコミュニケーションをスムーズにする
元請顧客管理表の作成は、顧客とのコミュニケーションをスムーズにする目的もあります。
一昔前の連絡手段には電話やメールが一般的でしたが、今ではLINEやSMSのメッセージで簡潔に済ますことも珍しくありません。
元請け業者の担当者によっては「通常の連絡や報告はLINEで、緊急のときだけ電話」と希望する人もいるでしょう。
このように、先方の希望する連絡方法を把握した場合は、元請顧客管理表に記載しておくことで、誰もがスムーズにコミュニケーションを取れます。
元請顧客管理表のメリットとデメリット
元請顧客管理表のメリットとデメリットを解説します。
これから活用する人は、それぞれ把握した上で活用してみてください。
メリット
元請顧客管理表のメリットは、主に以下の2つです。
- 業務効率の改善
- トラブル回避
管理表があると顧客情報を探す手間が省け、不要なコミュニケーションを避けられます。
たとえば、元請顧客への請求に関して、担当者が事前に把握した内容を管理表に記入しておけば、経理部や総務部があらためて確認する必要がありません。
また、顧客情報を一元管理することで、情報の紛失や流出へのリスクヘッジにもなります。
デメリット
元請顧客管理表のデメリットは、以下の3つです。
- 基本的なエクセルの操作スキルが必要になる
- 入力ミスが発生する可能性がある
- 定期的な更新が必要になる
手書きの場合はエクセルスキルは不要ですが、エクセルで作成したりテンプレートを活用したりする場合は、最低限のスキルは必要です。
テンプレートであっても、入力や印刷方法、シートのコピーなどは使う場面が多くあります。
また、外注先の情報は手動で打ち込む必要があるため、いくらエクセル操作ができても入力ミスが起こる可能性もあります。
データを上書きした際の対処や1人ずつしか編集できない点、情報の取り扱い方法などを社内で徹底することが大切です。
顧客情報の定期的な確認と更新も必要です。
建設業で受注する案件は数ヶ月から数年単位の長期にわたるものが多く、途中で担当者が変わるケースも少なくありません。
担当者名や担当者の連絡先が変わっているのに、元請顧客管理表が更新されていなければ、情報共有ミスが発生します。
元請顧客管理表を効果的に活用する方法
元請顧客管理表を効果的に活用する方法は、以下の2つです。
- データを編集できる担当者を厳選する
- 作成・更新ルールを決めておく
それぞれ詳しく解説するので、しっかり確認してください。
データを編集できる担当者を厳選する
社員全員が顧客情報のデータを編集可能にするのではなく、編集できる担当者を厳選することが大切です。
扱える人を厳選すると、情報流出や入力ミス、削除ミスを防げます。
慣れると簡単に扱える一方、ミスが起こると企業の信頼を失う可能性もあり、リスクヘッジの意味を込めて編集担当者を厳選するのが大切です。
作成・更新ルールを決めておく
作成・更新する際のルールを決めるのも大切です。
ルールが決まっていることで、管理表を扱う人の認識を統一でき、結果としてミスを未然に防止できます。
たとえば、入力内容に間違いが起きないようにダブルチェックを徹底すれば、入力する人は間違わないように気を使うでしょう。
また、ダブルチェックをする人も重要な役割であると認識できます。
このように、ルール作りが効果的な元請顧客管理表の運用に役立つのです。
元請顧客管理表以外に建設業で役立つ管理表
元請顧客管理表以外にも、以下の管理表が建設業で役立ちます。
- 外注管理表
- 案件進捗管理表
それぞれ詳しく解説しているので、読み進めてみてください。
外注管理表
外注管理表とは、外注業者を管理する表のことです。
外注業者の担当者や支払い情報、依頼している現場などを一元管理するための表です。
外注管理表も元請顧客管理表のように、エクセルを使用して作成できます。
クラフトバンクでは、「外注管理表」のテンプレートを用意しているので、まだ準備できていない人は、ぜひダウンロードしてみてください。
案件進捗管理表
案件進捗管理表は、プロジェクトの進捗状況を確認するための表で、問題が発生していないか予定通り進んでいるかを確認できます。
万が一問題が発生した場合には、どのように復旧するか、人員の追加配置は必要なのかなどを客観的に見極めるのにも役立ちます。
以下のリンクから、案件進捗管理表の無料エクセルデータをダウンロードしてもらえます。
また、案件進捗管理表について詳しく知りたい人は、以下の記事も参考にしてください。
＞＞＞案件進捗管理をエクセルで行う手順とポイントとは？テンプレートやメリット・デメリットを解説
まとめ：クラフトバンクの「元請顧客管理表」を活用してみよう！
この記事では、元請顧客管理表について詳しく解説しました。
元請顧客管理表は、元請顧客の一元管理に役立ちますし、自社の業務効率改善にも役立ちます。
使い方を誤ると会社の信頼を失うリスクもありますが、ルールを徹底して扱うことで、より効率的な業務を実現するのに役立ちます。
弊社クラフトバンクでは、「元請顧客管理表」のテンプレートを用意しているので、まだダウンロードしていない人は、ぜひこの機会に受け取って活用してみてください。