案件進捗管理をエクセルで行う手順とポイントとは？テンプレートやメリット・デメリットを解説
目次
営業のPDCAを回し、受注率を高めるのに必要な案件進捗管理。
効率的な営業活動や、企業戦略の立案にも役立ち、エクセルでも行うことができます。
この記事が、効率的な案件進捗管理を目指す方の参考になれば幸いです。
案件の進捗を社内で見える化するなら、弊社の提供する無料エクセルテンプレートがおすすめです。
案件進捗管理表のエクセルテンプレートをダウンロードして、自社に合った管理方法を採用しましょう。
案件進捗管理とは
案件進捗管理とは、商談の進捗状況を管理することです。
各営業メンバーの案件や商談内容、状況を把握・管理することで、適切なアプローチやマーケティング施策を実施し、受注の可能性を高めます。
また、進捗状況を可視化することで、周りのメンバーのサポートが可能で、属人化を防止し引継ぎもスムーズになります。
案件進捗管理表のエクセルテンプレートを紹介
ここからは、弊社が無料でプレゼントしてる「案件進捗管理表」の項目を紹介していきます。
案件進捗管理表で管理する項目は以下の30項目です。
- 案件ID
- ステータス
- 案件名
- 住所
- 取引先名
- 工事内容
- 案件責任者
- 見積提出日
- 見積金額
- 見積原価
- 見積粗利
- 受注日
- 受注金額
- 受注原価
- 受注粗利
- 着工日
- 着工売上
- 着工原価
- 着工粗利
- 完工日
- 完工売上
- 完工原価
- 完工粗利
- 請求日
- 請求金額
- 入金日
- 被請求日
- 被請求金額
- 支払先
- 出金日
各案件の情報を細かく把握することで、お金の流れや個々の負担度合いを把握できたりします。
また、案件の進捗をさらに社内で見える化するなら、「クラフトバンクオフィス」がおすすめです。
クラフトバンクオフィスでは、営業中の段階から完工後、請求、入金に至るまで、工事案件の一連の流れをスムーズに管理することができます。
案件進捗管理表をエクセルで作成する際のポイント
案件進捗管理は、エクセルで行うこともできます。
ここからは、案件進捗管理をエクセルで行う際のポイントについて解説します。
項目を決め、案件進捗管理表を作成する
まず項目を決め、案件進捗管理表を作成します。
案件を管理する上で、どのような情報が必要なのかを見極める必要があります。
どのような案件があり、進捗状況とその案件に対する行動が分かるようにすると良いでしょう。
状況が簡単に把握できれば、行動管理やアドバイスなどもしやすく、効果的な営業活動ができます。
よく使われる項目は下記の通りです。
- 案件名
- ステータス
- アクション
- 受注日
- 受注金額
- 売上金額
上記以外も必要であれば追加し、案件進捗管理表をエクセルで作成します。
作成方法は大きく2つあり、詳しく解説します。
テンプレートをダウンロードする
案件管理のエクセルを作る方法の1つ目は、テンプレートをダウンロードすることです。
先ほど紹介したようなテンプレートを自社でイチから作るのはなかなか大変です。無料テンプレートをご用意しておりますので、ぜひお使いください。
自社で作成する
案件管理のエクセルを作る方法の2つ目は、自社でイチから作成することです。
自社で作成すれば、業務フローや自社にあった項目で案件進捗管理表が作成可能。
関数やマクロを設定したり、グラフを追加することもできます。
案件進捗管理表を作成したら入力ルールを決める
ルールを決めなければ、入力するメンバーによりバラつきが発生し、データの加工や分析もしづらくなります。
「誰が」「いつ」「どのように」入力をするか決めておきましょう。
基本は、案件ごとに情報をまとめ、1行に1案件のみの入力です。
ルールを明確にすることで、品質のバラツキの防止だけでなく、確認・管理・分析など後工程の業務の効率化にもつながります。
作業効率化を徹底する
作業効率化も徹底しましょう。
案件進捗管理表の更新に手間がかかり、営業を行う時間が減ってしまっては元も子もありません。
案件進捗管理をエクセルで行う場合、下記のようなマイナス面も考えられます。
- ファイルが破損する
- 情報が多くデータが重くなる
- 保存に失敗する
- 同時編集できない
- 最新データが分からなくなる
期間で区切りファイルを分割する、定期的にバックアップを取る、メンバーごとに作業時間を決めておくなどの対策が有効です。
作業効率化を図り、ストレスなく案件進捗管理表を更新できる体制を整えましょう。
セキュリティ対策を行う
忘れがちですが、セキュリティ対策も重要です。
案件進捗管理には顧客情報なども含まれるため、慎重に扱う必要があります。
エクセルは誰でも簡単に扱える一方で、情報漏洩やデータ紛失のリスクがあります。
エクセルにパスワードをかけるのもおすすめ。
案件進捗管理が重要な理由
案件進捗管理は、手間がかかります。しかし、案件を獲得する上で進捗管理は非常に重要な業務です。
ここからは、案件進捗管理が重要な理由について解説します。
売上予測ができる
案件進捗管理が重要な理由の1つ目は、売上予測ができることです。
案件進捗を把握することで、売上予測の正確性が高まります。
また、早い段階で売上予測が立てられれば、目標に足りていなかった場合、早めに対策がうてるでしょう。
スケジュール管理ができる
案件進捗管理が重要な理由2つ目は、スケジュール管理ができることです。
適切な案件進捗管理により、行動すべきことが明確になります。
たとえば、注力すべき案件が明確になるほか、確度が高い案件数が少ないため新規案件を作る必要があるなど、今すべきことが見えてくるでしょう。
各営業メンバーの案件進捗を把握することで、適切なマネジメントにつながります。
営業のPDCAが回せる
案件進捗管理が重要な理由3つ目は、営業のPDCAが回せることです。
営業とひとくくりに言っても、アポ取り・ヒアリング・提案・クロージングなどさまざまなフェーズがあり、資料作成など付随する業務が多数あります。
また、他の業務と比較し、営業は属人化・ブラックボックス化しやすいのが特徴です。
案件進捗管理を行うことで、営業情報を見える化・蓄積化が可能。
情報を共有すれば、他のメンバーからアドバイスを受けたり、ミーティングで受注に向けたアイディアを出したりすることができます。
また、組織としても優秀な営業メンバーの行動や勝ちパターンの情報を蓄積でき、新人メンバーの教育や組織全体の営業力向上につなげることができます。
トラブルが起きそうな場合も早期に発見でき、対策が可能。
このように、案件進捗管理は、トラブルの防止・営業力や受注率の向上のためにも欠かせない重要な業務なのです。
案件進捗管理以外の営業管理項目
営業では、案件進捗管理以外にも管理しておくべき項目があります。
ここからは、案件進捗管理以外の下記4つの営業管理項目を解説します。
- 目標管理
- 行動実績管理
- 顧客管理
- モチベーション管理
それぞれ解説していきます。
目標管理
1つ目は、目標管理です。
目標管理とは、売上高目標に対する進捗を管理することです。
売上高は目標と比較し、進捗状況が良いか悪いか、そのままの行動で達成できるか、何か変える必要があるかを分析しなければなりません。
各個人はもちろん、チームや部門ごと、年次・月次・週次・日次で、進捗状況を分析します。
目標管理の項目は下記の通りです。
- 売上目標
- 商談件数
- 受注数
- 受注単価
- 成約率
- 解約率
- 売上達成率
上記の情報は、適正な目標設定はもちろんKPIの設定にも役立ちます。※KPIとは、目標の達成度合いを測るために置かれる指標のこと
行動実績管理
2つ目は、行動実績管理です。
行動実績管理とは、営業メンバーの行動を管理することです。
成果を出すためには行動が必要ですが、適切な行動でなければ意味がありません。
また、営業メンバーは限られているため、効率的な行動が求められます。
行動実績管理の項目は下記の通りです。
- スケジュール（日/週/月）
- アポイント数
- アプローチ方法
- 新規開拓顧客数
- 休眠顧客掘り起こし数
上記項目を蓄積することで、目標を達成するための効率的な行動も分析も可能。
そのため、営業のPDCAを回すための参考材料になるでしょう。
顧客管理
3つ目は、顧客管理です。
顧客管理とは、関係を維持し顧客生涯価値を向上させるために、顧客の情報を管理することです。
顧客生涯価値とは、取引を開始してから終了するまでの間に、どれだけの利益をもたらすのかを表す指標。
システムやエクセルを活用し、データベースを作成します。
管理すべき項目の例としては以下の通りです。
- 顧客の基本情報（顧客名・住所・電話番号 など）
- 担当者情報（氏名・役職・電話番号・メールアドレス など）
- 売上高
- 顧客維持率、リピート率
- 顧客満足度
長期的にデータベースに情報を蓄積することで、優位性のある業界・顧客の特徴や、既存顧客へのアプローチ方法なども分析でき、営業戦略の構築にも活用できます。
モチベーション管理
4つ目は、モチベーション管理です。
営業目標達成のためには、行動し続けることが必要ですが、なかなか簡単ではありません。
時には顧客からネガティブなことを言われたり、トラブルに巻き込まれたり、行動を辞めたくなることもあるでしょう。
必要に応じて営業メンバーとの面談やフォローを行い、モチベーションを管理することが重要です。
まとめ：案件進捗管理はエクセルでも可能
この記事では、エクセルで行う案件進捗管理について解説してきました。
案件の進捗をエクセルで管理することは可能です。気をつけるべきポイントや項目は、本文を参考にして管理してみてください。
案件進捗管理表のエクセルテンプレートをダウンロードして、自社に合った管理方法を採用しましょう。