ホワイトボードを予定表にするメリットは？おすすめのスケジュール管理方法も提案！
目次
一般的なスケジュール管理に用いられるホワイトボード。
ホワイトボードを予定表にする方法は、シンプルなスケジュール共有方法として、現場やオフィスでも数多く見受けられます。
この記事では、ホワイトボードを使用した予定表について、以下の4点に分けて解説します。
- ホワイトボードを予定表にするメリット
- ホワイトボードを予定表にするデメリット
- ホワイトボードを予定表にして運用する際のポイント
- 予定表管理アプリでの運用もおすすめ
ホワイトボード予定表の円滑な運用方法を知りたい方の参考になれば幸いです。
ホワイトボートを予定表にするメリット
現場でホワイトボードを予定表として活用する理由は、メリットが大きいからでしょう。
最大のメリットは、手書きで記入するため、導入に手間はかからず誰でも使えることです。
この他に、ホワイトボードを予定表として使うメリットとして考えられるのは以下の2点です。
- 情報の共有がしやすくなる
- 複数人の予定が一目でわかる
それぞれについて解説します。
情報の共有がしやすくなる
ホワイトボードを予定表にすれば、情報の共有が簡単にできる点がメリットです。
一般的にホワイトボードは、目に付きやすい場所に設置され、整理された状態で記入されます。
情報を伝える側も伝えやすく、受け取る側も受け取りやすいのが特徴です。
複数人の予定が一目でわかる
ホワイトボードで予定表管理をするメリットは、複数人の予定が一目でわかること。
予定表にそれぞれの作業員が記入することで、複数人の状況を把握できます。
ホワイトボードを見れば、空き時間を把握できるのもメリット。
予定を組む際も、相手の都合の良い日時を常に確認できて便利です。
このように、ホワイトボードでの予定管理は、シンプルで利便性が高いことが特徴です。
ホワイトボートを予定表にするデメリット
ここからは、ホワイトボードを予定表にするデメリットについてです。
ホワイトボードを予定表として運用するメリットはありますが、一方で気になるデメリットも。
ホワイトボードで予定管理するデメリットは以下の3点です。
- 作業現場にいる人にしか伝えられない
- 履歴を残せない
- 物理的なスペースが必要
詳しく解説します。
作業現場にいる人にしか伝えられない
ホワイトボードの予定表は、作業現場にいる人にしか情報を伝えられない点がデメリットです。
見れば一目でわかる反面、ホワイトボードを設置している作業現場まで出向かなければ見ることができません。
また、現場外にいる社員のスケジュールを把握するためには、連絡し確認を取り、共有する手間がかかります。
いろいろな場所にいる人が同じホワイトボードを見ることは不可能なため、状況によっては不便さを感じることも多いでしょう。
履歴を残せない
ホワイトボードには、変更履歴を残せない点もデメリット。
手軽に記入でき、クリーナーですぐに消すことも可能な反面、記憶し履歴を残すことはできず、一度消してしまうと元には戻りません。
以前の情報をさかのぼって確認できなかったり、誤って触れるなど消してしまった場合に復元できない点はデメリットとなります。
物理的なスペースが必要
ホワイトボード設置の際、物理的なスペースが必要なのもデメリットです。
予定管理する人数が多く、大型のホワイトボードを使う際は、事前に設置スペースの確保が必要です。
狭い現場で大型ホワイトボードの設置は困難な場合もあるでしょう。
ホワイトボードを予定表にして運用する際のポイント
業務を進める上で重要なスケジュール共有は、ホワイトボードで運用すると簡単に行うことができます。
では、ホワイトボードを予定表にして運用する場合に、どのようなホワイトボードを選ぶのが良いのでしょうか。
ここでは、ホワイトボードを選ぶ際のポイントを2点紹介します。
- 利用用途に合ったタイプを選ぶ
- 配置場所に合ったタイプを選ぶ
利用用途に合ったタイプを選ぶ
ホワイトボードの選び方のポイントは、利用用途に合ったタイプを選ぶことです。
ホワイトボードは週間・月間タイプの2種類あり、それぞれ特徴があります。
特徴を理解した上で選びましょう。
週間タイプ
週間タイプのホワイトボードを活用すれば、1日の流れを細かく確認できます。
管理を細やかにできるため、複数の現場を移動する社員がいる場合などに適しています。
月間タイプ
月間タイプの特徴は1ヶ月の流れを即座に確認できること。
企業で採用される多くのホワイトボードはこのタイプです。
2ヶ月分の予定が書き込めるタイプもあり、月をまたいだ予定管理がしやすいです。
配置場所に合ったタイプを選ぶ
様々な設置方法を選べるのもホワイトボードの特徴です。
大きさも配置場所に合わせて選べます。
主に使用されるのは以下の4タイプ。
- 壁掛けタイプ
- 脚付きタイプ
- マグネットタイプ
- 卓上タイプ
それぞれ解説します。
壁掛けタイプ
省スペースで使えるのが壁掛けタイプの魅力。
場所を取らず設置でき、現場で邪魔になりません。
壁に掛けるため、目に付きやすいのもメリットです。
しかし、吊金具付きの壁掛けタイプは、壁に穴を開けて設置する必要があるため、場所によっては使用できないケースがあるため注意が必要です。
脚付きタイプ
脚付きタイプのホワイトボードはサイズが大きい点が特徴です。
多人数で使用する現場におすすめです。
リバーシブルで裏面も使えるものもあり、作業前ミーティングなどにも活用できます。
マグネットタイプ
磁気のある場所ならどこにでも貼り付けられるのがマグネットタイプのホワイトボードです。
設置や移動が簡単で、臨機応変に場所を移しながら移動することも可能。
予定管理だけでなく、メッセージボードとして使うこともできます。
卓上タイプ
卓上タイプは個人の予定管理に適したタイプで、サイズが小さく置き場所に困りません。
手元に置けば、予定変更があった際もすぐに変更できます。
メモ代わりとして使うこともおすすめです。
コンパクトで使いやすいものの、大人数での共有には不向きなので、目的に合和ないケースもあるでしょう。
予定表管理アプリ・スケジュール管理アプリでの運用もおすすめ！
ここからは、予定表管理をアプリで運用するメリットについて解説します。
ホワイトボードを使う予定管理では、伝えられる情報量や人数に限界がある点や、リアルタイムな進捗状況を把握できないなどの問題も抱えています。
一方、アプリでの運用は、インターネット環境があれば外出先から予定変更を入力でき、どこでも情報共有できます。
さらに、アプリを見た社員全員で情報共有できる点もメリット。
チームの規模や業務内容によっては、予定表管理アプリでの運用が適している場合もあり、使い分けて運用できます。
職人ごと・現場ごとの工程を効率的に管理するなら、クラフトバンクオフィスがおすすめです。
職人の予定を管理・共有したり、現場単位で工程管理をするのに、ホワイトボードや紙を使って時間をかけていませんか？
クラフトバンクオフィスなら、通常のカレンダー画面はもちろん、職人単位の予定や、現場単位での予定も簡単に管理することができます。
クラフトバンクオフィスのサービス資料をダウンロードして、自社に合った管理方法を採用しましょう。
まとめ
今回はホワイトボードを使用して運用する予定表のメリット・デメリットについて取り上げました。
ホワイトボードは情報共有のツールとして、導入・運用も非常に簡単で、誰でも気軽に使えるアイテムです。
また予定表管理アプリは情報共有がクラウド上で簡単にでき、さまざまな機能を搭載し、予定管理業務の効率化が期待できます。
どのアプリも導入前に無料で試せるので、使い勝手を理解しコストと照らし合わせた上で導入すると良いでしょう。
現場でメンバーを管理する上で、重要な予定管理。現場の規模や業務内容の多様化にも合わせ、両方のメリットを理解し、効率の良い予定管理を行いましょう。
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