外注管理表に必要な項目や作成するメリット・デメリットを解説！
目次
外注管理表は、効率的に外注先を管理できる表で、建設業者にとって欠かせないツールの一つです。
作成の義務がないため、なくても業務を進めることは可能です。
ただし、外注管理表を活用することで業務効率を改善したりトラブルを回避したりできるため、働き方や労働環境を改善したい場合には導入をおすすめします。
そこでこの記事では、
- 外注管理表の概要
- 外注管理表を作成する目的
- 外注管理表の作り方
- 外注管理表を作成・活用するメリットとデメリット
などを詳しく解説します。
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記事の内容をより詳細にイメージするためにも、エクセルテンプレートを見ながら本文を読み進めてみてください。
外注管理表とは
外注管理表とは、外注先を管理するために作成する表のことです。
- 外注先の名称
- 連絡先
- 振込先
- 担当現場名
などをわかりやすくまとめます。
外注管理表の作成は、あくまでも社内で共有・閲覧するためであり、他者に見せるものではありません。
外注管理表の作成目的と重要性
外注管理表を作成する目的は、外注業者の適切な管理と業務効率の改善のためです。
さまざまな専門分野の知識やスキルを必要とする建築・建設では、業務の外注化は欠かせません。
外注先の協力があるからこそ工事をスムーズに進められますが、外注管理には以下の問題点があります。
- 外注先のマネジメントが容易ではない
- 外注先の取り組みを可視化しにくい
外注先が多岐にわたると、連絡手段や業務内容の把握が難しくなり、業務効率が悪くなる可能性があります。
また、適切に管理やコミュニケーションが取れないことで、結果的に管理コストが多くかかったり、案件やプロジェクトがスムーズに進まなかったりといった課題が生まれるのです。
外注管理表を活用すれば社内で情報を統一でき、不要なコミュニケーションを生むことなく、外注先のマネジメントと業務効率の改善に役立ちます。
外注管理表を作る方法
外注管理表を作成する際は、必要な項目を最初に決めることが大切です。
たとえば、以下のような項目が挙げられます。
- 発注先名称
- 担当者名
- 担当者連絡先
- 振込口座
- 支払条件
- 支払方法と期日
- 金額
- 現場名・仕事内容 など
必要な項目は会社によって異なるため、上記の内容を参考にしつつ、必要な項目があれば追加しても問題ありません。
また、チャットツールで連絡を取り合う場合はアカウント名まで登録しておくと、連絡先や連絡方法を統一でき、社内と外注先の負担軽減になるでしょう。
作成手段としては、以下のようにエクセルまたはGoogleスプレッドシートを活用するのがおすすめです。
エクセルやGoogleスプレッドシートであれば個人のパソコンから操作を行えますし、データの持ち出しをしなければ、紛失の恐れも少なくなります。
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効率的に外注管理したい、テンプレート作成に手間をかけたくない人は、ぜひ以下のリンクから外注管理表をダウンロードしてみてください。
外注管理表を活用するメリット
外注管理表を活用するメリットは以下の2つです。
- 案件や発注情報、支払い方法を一元管理できる
- 業務効率の改善とトラブル回避
それぞれ詳しく解説します。
案件や発注情報、支払い方法を一元管理できる
外注管理表を活用するメリットの1つに、案件や発注情報、支払い方法などを一元管理できる点が挙げられます。
繁忙期にさしかかると受注件数が増えはじめ、比例して外注先も増加するため管理が煩雑になりがちです。
「どのような仕事を誰にどれだけ発注しているのか」を把握していないと、1つの外注先に対して仕事が集中してしまったり二重発注が起こったりするでしょう。
外注表を作成すれば、一目で現在依頼している外注先や仕事量の把握が可能です。
また、支払い情報に関しても一度確認して登録しておくことで、何度もやり取りをする必要がなくお互いストレスなく業務を進められます。
結果的に事務作業にかける時間の短縮や依頼すべき業務の対応漏れ、入金ミスなどの削減につながります。
一元管理できる表を作成することで、受注した案件やプロジェクトを円滑に進められるでしょう。
業務効率の改善とトラブル回避
外注管理表を作成することで、業務効率の改善とトラブル回避にもつながります。
なぜなら、管理表があることで顧客情報を探す手間が省け、不要なコミュニケーションをする必要がないからです。
たとえば、社内間での情報共有が上手くいかず伝えもれが発生した場合、あらためて情報の確認と共有、外注先への説明などをする必要があります。
自社内の業務効率の問題だけではなく、外注先に迷惑をかけることになるでしょう。
外注管理表を作成し、管理ルールを徹底することで、業務効率の改善とトラブル回避につながります。
外注管理表を活用する際のデメリット
外注管理表を活用する際のデメリットは以下の3つです。
- 基礎的なエクセルの操作スキルが必要
- 入力ミスが起こる可能性がある
- 定期的な更新が必要
それぞれ詳しく解説します。
基礎的なエクセルの操作スキルが必要
外注管理表を活用する際のデメリットとして、基礎的なエクセル操作が求められる点が挙げられます。
原本を作成してしまえば、あとは簡単な操作だけで扱えますが、入力方法や印刷、エクセルシートのコピーなどのやり方は必要です。
また、データを上書きしてしまった際の対処や1人ずつしか編集できない点、データの取り扱い方法なども社内で徹底する必要があります。
外注管理表の操作方法と管理方法はマニュアル化し、ルールの徹底が必要です。
入力ミスが起こる可能性がある
外注先の情報は手動で打ち込む必要があるため、入力ミスが起こる可能性もあります。
最初の入力を間違えると、後に情報を閲覧した社員全員に影響がでますし、外注先にも迷惑がかかってしまいます。
入力ミスを防ぐためにも、入力者のダブルチェックや入力後に上長にチェックしてもらうなどの仕組み作りが欠かせないでしょう。
定期的な更新が必要
外注管理表は一度入力したら終わりではなく、情報が古くなっていないか確認し、定期的な更新が必要です。
建設業で受注する案件は数ヶ月から数年単位の長期にわたるものが多く、途中で担当者が変わるケースも少なくありません。
このように担当者名や担当者の連絡先が変わったり、振込先情報が変更になったりする可能性もあります。
情報に変更がないかどうかを定期的に確認・更新する日を決めておくといいでしょう。
外注管理表を効果的に活用するポイント
外注管理表を効果的に活用するポイントは以下の3つです。
- ルールの作成と徹底
- 必要情報の事前確認の徹底
- 連絡方法の決定
それぞれ詳しく解説します。
ルールの作成と徹底
外注管理表を効果的に活用するには、ルールの作成と徹底が欠かせません。
ルールを決めていないと、入力方法や取り扱いが雑になり、せっかく管理表を作成しても活かしきれないでしょう。
そこで「5W1H」を基にルールを作るのがおすすめです。
たとえば、
- 誰が……操作できるのは担当部署の者だけにするのか、閲覧は社内全員にするのか
- いつ……操作・閲覧できるのは、勤務時間中だけにするのか
- どこ……社内だけで操作できるようにするのか
- どのように……ダブルチェックを入れるのか
など、顧客と会社を守るためのルールを設定することが大切です。
外注管理表は個人情報を含んでいるため取り扱いに十分注意して、業務効率の改善につなげてみましょう。
必要情報の事前確認の徹底
入力する情報は、間違いがないように事前に確認しておきましょう。
たとえば、連絡先や連絡方法は確認していても、振込先情報や支払い条件を確認していなかった場合、何度も連絡することになります。
必要な情報をすべてヒアリングしておけば、お互いストレスなく業務を進められます。
連絡方法の決定
連絡方法は外注先によって異なります。
電話・メール・チャットなどさまざまな方法がありますし、会社や担当者によって希望の連絡方法が異なるため、事前に確認しておきましょう。
連絡がつきやすい時間帯や反対に連絡をすべきではない曜日・時間がわかれば、合わせて記載しておくのがおすすめです。
まとめ：クラフトバンクの「外注管理表」を活用し、業務を効率化させましょう！
この記事では、建設業で使用する外注管理表に関して、作成する目的から作る方法、活用するメリットなどを詳しく解説しました。
外注管理表は、外注業者の適切な管理と業務効率の改善に役立つため、積極的な導入をおすすめします。
また、以下の項目を基にすると、自身で外注管理表を作成することも難しくありません。
- 発注先名称
- 担当者名
- 担当者連絡先
- 振込口座
- 支払条件
- 支払方法と期日
- 金額
- 現場名・仕事内容 など
ただし、管理表の運用を始める前にはしっかりルールを決めることも大切です。
作成の手間をかけずにすぐにでも活用して業務に活かしたい人は、以下のリンクからクラフトバンクの「外注管理表」をダウンロードしてみてください。