建設業の出勤簿を作ろう！勤怠管理におすすめのエクセルテンプレートも紹介
目次
- 建設業の出勤簿をエクセルで作成する方法
- テンプレートを使う
- オリジナルのフォーマットを作成する
- 建設業で出勤簿をエクセルで管理する4つのメリット
- 導入コストを抑えられる
- テンプレートが活用できる
- 自動集計ができる
- 操作が簡単
- 建設業が出勤簿をエクセルで管理するデメリット
- 数式や関数の影響でエラーが生じる可能性がある
- 複雑な時間計算は難しい
- セキュリティ面に不安が残る
- オリジナルの出勤簿を作成する際に押さえておくべきポイント
- 勤務時間の計算
- 交通費の計算
- 出勤簿をエクセルで管理する際の注意点
- 法改正のたびにフォーマットの見直しが必要
- 改ざんされるリスクがある
- エクセルに慣れた社員を確保しておく
- 出勤簿の保存期間は5年間！改正されているので要注意
- まとめ
「出勤簿はエクセルで作れる？」「エクセルで使いやすい出勤簿のテンプレートが知りたい」
このようなお悩みを解決する記事です。
建設業において、適切に人員を管理するためにも出勤簿の活用は重要です。
本記事では、エクセルで出勤簿を作るポイントや注意点、おすすめのテンプレートを中心に紹介します。
ぜひ、最後までご覧いただけますと幸いです。
また、出勤簿ではありませんが簡単な出勤簿として、出面管理表のエクセルテンプレートを無料で提供しております。以下のリンクからお気軽にダウンロードしてみてください。
建設業の出勤簿をエクセルで作成する方法
建設業において、適切にメンバーの管理や給与額の計算を行うためにも、出勤簿の作成は欠かせません。
ここでは、エクセルを使って出勤簿を作成する2つの方法を紹介します。
出勤簿の作成や管理を担当する方は、ぜひ把握しておきましょう。
テンプレートを使う
まずは、テンプレートを活用したエクセルの管理方法です。
Web上では、様々な出勤簿のテンプレートが配布されているため、それらを活用することで一から作成するよりも手間を削減できます。
特に、出勤簿の作成やエクセル操作に慣れていない方は、テンプレートを活用した作成がおすすめです。
弊社クラフトバンクでは、、出面管理表のエクセルテンプレートを無料で提供しております。以下のリンクからお気軽にダウンロードしてみてください。
オリジナルのフォーマットを作成する
エクセルでオリジナルフォーマットの出勤簿を作成することも可能です。
オリジナルフォーマットを作る利点は、企業や現場の体系や業務内容に合わせた形式の出勤簿が作成できる点。
しかし、一から出勤簿を作成する場合は、エクセルの扱いに慣れている人が必要になります。
建設業で出勤簿をエクセルで管理する4つのメリット
建設業が出勤簿をエクセルで管理するメリットは以下の4つです。
- 導入コストを抑えられる
- テンプレートが活用できる
- 自動集計ができる
- 操作が簡単
詳しく見ていきましょう。
導入コストを抑えられる
出勤簿をエクセルで管理する場合、導入や運営にかかるコストがほとんどかかりません。
既に現場の端末にエクセルが導入されている場合は、無料で利用できます。
企業を経営する際には、可能な限り運用コストを抑えたいと考える管理者や責任者は多いのではないでしょうか。
導入コストを抑えられる点は、多くの企業にとって魅力的です。
テンプレートが活用できる
Web上では、あらゆる企業や個人ホームページからエクセル用の出勤簿テンプレートが配布されています。
テンプレートを活用すれば、エクセルの操作に不慣れな方でも出勤簿を作成できます。
また、出勤簿を作る際にかかる手間や負担の軽減にもなるでしょう。
自動集計ができる
エクセルには様々な関数が用意されており、数値の計算や集計を自動化できます。
出勤簿を適切に管理する際には、作業者がどのくらいの時間働いたのか、どのくらいの給料が発生するのかといった点は押さえておかなくてはいけません。
それらの数値や情報を毎回手入力で計算していては、時間がかかり過ぎてしまいます。
あらゆる関数が使えて、時間の短縮ができることは大きなメリットとなるでしょう。
操作が簡単
操作が複雑ではない点も、エクセルで出勤簿を管理する利点となります。
PCの操作に慣れていない方でも、簡単な出勤簿であれば短期間で作り方を身に付けるのも可能です。
また、エクセルは多くの企業や個人ユーザーが利用しているソフトであるため、Web上に操作や扱いに関する情報が多く出回っています。
そのため、操作が分からなくなったときでもすぐに調べられる環境があるのも嬉しいポイントです。
建設業が出勤簿をエクセルで管理するデメリット
出勤簿をエクセルで管理する場合、デメリットは以下の3つです。
- 数式や関数の影響でエラーが生じる可能性がある
- 複雑な時間計算は難しい
- セキュリティ面に不安が残る
エクセルでの管理を考えている管理者は、ここから紹介するデメリットについても把握しておきましょう。
数式や関数の影響でエラーが生じる可能性がある
エクセルでは数式や関数を利用できますが、正しく設定しないとエラーが生じる可能性があります。
エラーが起きた場合には、すぐに対応や修正ができる体制を整えておかなくてはいけません。
また、出勤簿に計算式を設定している場合は、その整合性にも気を付ける必要があります。
たとえば、勤務時間の計算式が誤っていて給与額にズレが生じてしまった場合は、大きな問題に発展することも。
場合によっては、メンバーに給与未払いとして訴えられてしまう可能性もあるため、入念にチェックしておきましょう。
複雑な時間計算は難しい
エクセルは、基本的に複雑な時間計算や集計には向きません。
建設業の出勤簿では、以下のような要素を考慮した計算が必要になることも考えられます。
- 休憩時間の計算
- 祝日や休日出勤の計算
- 交通費の計算
エクセルでも、状況やタイミングによって変動する計算式などの複雑な計算式を設定することは可能ですが、作成者には専門知識が求められます。
また、複雑な計算式を設定すると、エラーが発生しやすくなったり、修正することになった際に対応が難しくなったりといった問題に発展する可能性もあります。
セキュリティ面に不安が残る
エクセルで出勤簿を管理する際には、セキュリティ対策に気を付けなくてはいけません。
出勤簿には、作業者の氏名や住所、給与額といった個人情報が記載されているため、セキュリティ管理は徹底しておく必要があります。
また、エクセルファイルでの管理は、すぐに外部に持ち出されてしまったり、個人で改ざんすることが容易にできてしまったりする可能性が考えられます。
特定の人しか見られない共有サーバーにファイルを配置する、ファイルにパスワードを設定する、などの対策を練っておきましょう。
オリジナルの出勤簿を作成する際に押さえておくべきポイント
オリジナルで出勤簿を作成する際には、ここから紹介する項目を押さえておきましょう。
時間や給与の計算を自動化させることで入力者が使いやすくなり、管理者の負担軽減も期待できます。
エクセルに慣れていない方でも、以下の手順を覚えておくことで今後の管理に役立てられるため、しっかりと確認しておきましょう。
勤務時間の計算
勤務時間の計算は、エクセルの減算関数などを使って自動計算するようにしておきましょう。
たとえば、入力者には一日の「始業時間」と「就業時間」のみを入力してもらうフォーマットを用意します。
そして、一日ごとに「[就業時間] - [始業時間]」の計算式を設定したセルを用意しておけば、自動的に一日の勤務時間が算出されます。
自動計算を使うことで、時間計算のミスもなくなり、作業が時間入力にかかる手間も最低限に抑えられます。
交通費の計算
交通費用の計算も自動で行えるようにしておくと親切です。
まず、作業者が始業時間を入力したセル数から「作業日数」を算出します。
次に、算出した作業日数に対して「一日の交通費」を乗算した結果を表示させるセルを用意しておくと、ひと月の交通費用が自動で表示されます。
出勤簿をエクセルで管理する際の注意点
出勤簿をエクセルで管理する際の注意点は以下の3つです。
- 法改正のたびにフォーマットの見直しが必要
- 改ざんされるリスクがある
- エクセルに慣れた社員を確保しておく
それぞれ解説していきます。
法改正のたびにフォーマットの見直しが必要
エクセルで出勤簿を管理する際には、法改正のたびに毎回見直しが必要です。
建設業において、労働時間や環境など労働に関する法律は頻繁に改正されます。
そのため、出勤簿においても最新の法律に基づいたフォーマットで管理しなければいけません。
エクセルでは、法改正に則った形式に自動で更新されることはないため、管理者が毎回修正する必要があります。
改ざんされるリスクがある
エクセルでの出勤簿管理は、勤務時間を改ざんされるリスクがあります。
作業員自身が勤務時間を手入力する場合は、自由に時間入力できるため、本来の勤務時間よりも多く申告して時間をごまかすこともできてしまいます。
タイムカードなどで毎回の時間を記録していない場合は、改ざんを見つけることも難しくなるでしょう。
各作業員へ、出勤簿入力の徹底や、ルールを決めておくなどの対策が必要です。
エクセルに慣れた社員を確保しておく
エクセルで出勤簿を管理する際には、エクセルの扱いに慣れた社員がいると心強いです。
法改正のタイミングなどで出勤簿の修正が必要な場合や、関数や数式のエラーが発生した際に、すぐに修正や対応ができる人がいないと運用が続けられなくなってしまいます。
出勤簿のカスタマイズや修正が必要になったときに、対応できる人をあらかじめ選定しておきましょう。
出勤簿の保存期間は5年間！改正されているので要注意
出勤簿は、労働基準法第109条に規定されている「その他労働関係に関する重要な書類」に該当しています。「その他労働関係に関する重要な書類」は保存することが義務付けされており、その保存期間は「5年間」です。
労働基準法が改正される前の保存期間は「3年間」でしたので、間違えないように注意してください。
参考資料：改正労働基準法等に関するＱ＆Ａ(厚生労働省労働基準局)
まとめ
今回は、建設業における出勤簿をエクセルで作る方法やポイントを紹介しました。
適切な出勤簿を作ることで、メンバーの勤務体系や状況を識別しやすくなり、管理者の経理や事務作業にかかる手間の軽減が期待できます。
出勤簿は、専用ソフトなどでも作成できますが、エクセルでも問題なく作成可能。
今回紹介したポイントを意識して、現場に合った理想の出勤簿を作成してみてください。
本記事の内容が、多くの方の参考になっていただけましたら幸いです。
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