建設業に使える原価管理表！無料エクセルテンプレートをもとに使い方を解説
目次
コストを管理し、適正な利益を得るために必要な原価管理。
工事にはさまざまなコストがかかり、原価管理をしなければ赤字になってしまう場合があります。
今回は、建設業の原価管理について以下の項目について解説します。
- 無料のエクセルテンプレートで原価管理をする方法
- エクセルで原価管理を行うメリット・デメリット
- エクセルで原価管理を行う際のポイント
この記事を活用することで、御社の原価管理の精度が少しでも上がり、利益額の向上につながれば幸いです。
また、さらに正確に＆効率的に原価管理をするなら、弊社の提供する「クラフトバンクオフィス」がおすすめです。
建設業の主要な原価である材料費、労務費、外注費、経費を紙やエクセルから転記している企業は多いです。
クラフトバンクオフィスを使うことで、日報や勤怠、入出金管理、在庫管理など日々の業務をひとつのシステムに集約することで、すべての原価を効率的にミスなく集計することができますよ。
日常で大変な原価管理の事務作業から開放されて、新たな案件の営業活動に時間を使うことができるようになり、売上の上がった企業様も多くいらっしゃいます。
クラフトバンクオフィスの詳細は、サービス資料をダウンロードしてご覧ください。
エクセルの原価管理表を使って原価を管理する方法
弊社が提供している「原価管理表テンプレート」をもとに、原価管理の方法を解説していきます。
まず、シートは大きく「入力用」と「集計用」の2つに分かれています。
入力用シートの
- 基本情報
- 原価
- 請求(入金)
に入力すると「請求シート」に集計されるようになっています。
それでは、それぞれのシートの使い方も含めて原価管理の流れについて解説していきます。
「基本情報」に案件の内容を入れていく
基本情報のシートには
- 契約番号
- 案件名
- 案件内容
- 顧客名
- 工事場所
- 主担当者
- 契約日
- 最終完工日
- 備考
- 受注金額
- 目標原価
を入れていきます。
社内で使っている文言があれば、適宜「入力」シートの項目名を変えてください。(例：契約番号→物件コード)
原価が発生する度に「原価」シートに入力していく
工事が始まったら、原価が発生する度に
- 日付
- 科目…プルダウンで選択可能
- 金額
- 備考
を「原価」シートに入力していきます。
この工程でのポイントは、原価の入力を溜め込みすぎないようにすることです。
工事が終盤に差し掛かってから原価を入力して原価管理をしたところで、すでに予算をオーバーしてしまっていたら修正は不可能です。
原価の入力を週1回、もしくは2週に1回といったように決まった周期で工事中にも入力することで、途中で予算と原価の差分を把握することができます。
このような工事の途中での原価管理は「実行予算」とも呼ばれます。
実行予算については「実行予算とは？実行予算書の作り方をエクセルテンプレートを元に解説！」でも詳しく解説していますので、コチラも合わせて参考にしてみてください。
請求シートで請求予定日や入金予定日で入金を管理する
請求シートに
- 請求予定日
- 入金予定日
- 金額
- 入金確認
- 備考
の項目を作って、入金管理をしていきます。
ここで入れた数字が集計シートの表に自動反映されるので、ひと目見てわかりやすくなります。また、転記の必要もありません。
Excelで原価管理をするメリット
原価管理は、専用のソフトでする方法とエクセルで原価管理表を作成し行う方法があります。
ここでは、エクセルで原価管理表を作り原価管理を行うメリットについて解説していきます。
導入しやすい
1つ目のメリットは、導入しやすいことです。
エクセルは基本的にパソコンに搭載されているため、システム導入費や利用料がかからず導入しやすいでしょう。
キーマンズネットが2022年に発表した結果によれば、回答したうちの98.6％の会社がエクセルを導入しています。
原価管理システムは便利ですが、費用がかかり導入に二の足を踏む会社もあると思います。
また、先ほど紹介した通り無料テンプレートをダウンロードすれば、一から原価管理表を作る手間もありません。
テンプレートをダウンロードし自社にあわせアレンジすれば、すぐに使い始められます。
クラフトバンクでは、原価管理表の他にも「案件進捗管理」や「工程表」などの無料テンプレートをプレゼントしております。
「自社でエクセルに詳しい人がいない……」という方は、ぜひこの機会に受け取ってみてください。
現場で使いやすい
2つ目のメリットは、現場で使いやすいことです。
新しいツールを導入する際は、操作を覚え使いこなすまでにオペレーションでミスが発生しやすくなるもの。しかし、エクセルは日常的に業務で使い慣れている方も多く、操作方法を一から教える必要がないため、教育コストもかかりません。
原価管理表の使い方を教える必要はありますが、難しい操作ではないため、混乱なく現場に定着するでしょう。
Excelで原価管理をするデメリット
エクセルによる原価管理には、メリットがある一方でデメリットも存在します。
ここからは、原価管理をエクセルで行うデメリットを解説します。
属人化しやすい
1つ目のデメリットは、属人化しやすいことです。
エクセルはリアルタイムの共有や同時作業ができません。
エクセルファイルをメールで共有しなければならず、誰が最新バージョンを所有しているか分からなくなる可能性もあります。
また、複雑な関数やマクロを組んだ場合、作成した社員がいれば良いですが、その人がいないと、どのように作成したか仕組みが分からなくなる場合があります。
エクセルファイルが破損するなどのトラブルが発生した際に、作成者がいなければ修復に時間がかかるでしょう。
あまりにも複雑な関数やマクロを組み込むと、ITに慣れていないメンバーが使いづらくなる可能性もあります。
管理に手間がかかる
2つ目のデメリットは、管理に手間がかかることです。
管理をしっかり行わなければ、さまざまな原価管理表が個人ごとに作成されてしまいます。
また、マスタデータは、変更があれば適宜更新する必要があり、遅れると正確な原価管理ができません。
原価管理表のフォーマットを変更した際はもちろん、変更しなくても定期的な関数やマクロの確認が必要です。
関数・マクロが正常に動いているかを確認しなければ、気付かないうちに間違ったデータになっている可能性があります。
人為的ミスが発生する
3つ目のデメリットは、人為的ミスが発生することです。
エクセルは手軽に使える分、例えば下記のようなミスも起こりやすいでしょう。
- 入力ミス
- 入力漏れ
- 関数やマクロの削除、上書き
エクセルの原価管理表の場合は、上記のような人為的ミスの発生を防止することができません。
原価管理には正しい数値が必要なため、注意が必要です。
Excelで原価管理をする際の3つのポイント
前述の通り、エクセルでの原価管理にはデメリットが存在します。
それでは、どのようにエクセルの原価管理表を運用すればよいのでしょうか。
最後に、エクセルで原価管理をする際のポイントについて解説します。
運用ルールを明確にする
属人化を防止し、個人による品質差を無くすために、運用ルールを明確にすることが大切です。
「いつ」「誰が」「どのように」原価管理表を更新するかはもちろんのこと、ファイル名の付け方や保存場所なども決めましょう。
ファイルの保存場所は、個人のデスクトップにするのではなく、ファイルサーバーやクラウドストレージがおすすめです。
個人のデスクトップだと、その人がいない場合更新ができず、またメンバー間の共有がしにくいでしょう。
ただし、クラウドに保存する際はセキュリティ面にご注意ください。
不用意に無料のクラウドサービスを利用すると、情報漏洩のリスクがあります。
マニュアルを作成する
運用ルールなどのマニュアルの作成もおすすめです。
マニュアルがあれば、ルールから逸脱する可能性が減り、また教育の手間を減らせます。
マニュアルを作成する際は、専門用語などの使用を避け「誰でも分かるもの」にするとよいでしょう。
作業マニュアルではなく、原価管理の目的も記載し、重要性を伝えることも大切です。
また、原価管理表の作成時に組んだ関数やマクロについても記載することにより、作成者が退職した際も編集がしやすくなります。
関数やマクロでシステム化する
最後に、関数やマクロでシステム化するようにしましょう。
手作業の部分を無くすことで、業務効率化はもちろん、編集者の経験やスキルによる個人差が無くなります。
ただし、先ほどお伝えした通り、複雑に作りすぎると使いにくくなる可能性があるため、ご注意ください。
まとめ
今回は、原価管理とは何かや目的、エクセルで原価管理表を作成する方法、メリット・デメリット、運用のポイントについて解説しました。
原価管理とは、材料費や人件費など工事完成までに必要なコストを計算し、管理・改善することです。
無料テンプレートもあり、エクセルで原価管理表を作成し行うことが可能。
ただし、エクセルで行う場合は、属人化しやすく管理に手間がかかります。
もしエクセルで原価管理をする際は、ルールを明確に定めマニュアルを作成し、誰でも運用できる環境を整えましょう。
また、さらに正確に＆効率的に原価管理をするなら、弊社の提供する「クラフトバンクオフィス」がおすすめです。
建設業の主要な原価である材料費、労務費、外注費、経費を紙やエクセルから転記している企業は多いです。
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