工事完了報告書の作り方を紹介！誰でも使えるテンプレート付
目次
建設業では、工事や作業が終了した際に「工事完了報告書」を作成し、作業を終えた旨を元請・施主様に伝える必要があります。
しかし、会社ごとに使用される報告書のタイプが異なる場合が多く、どんな報告書でどのように作成すべきかで戸惑う方も少なくありません。
今回は、建設業で使われる「工事完了報告書」について詳しく解説します
- 工事完了報告とは何なのか
- 工事完了報告書の作成方法
- 工事完了報告書を作成する際におすすめのテンプレート
- 工事完了報告書の書き方
いずれも報告書を作成する際に知っておくべき必要な知識です。
ぜひ理解を深めておいてくださいね。
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工事完了報告書が必要な理由
工事完了報告書は建設業界において重要な書類の一つ。
建築や土木工事などの施工現場で、施工者が建設主や監理者に対して工事の進捗状況や品質、安全などの情報を提供するための書類です。
工事完了報告書は、工事の計画段階から施工、完成までの記録を残し将来のメンテナンスや調査などのために必要な情報を残す役割を果たします。
また、施工過程でのトラブルや事故の原因追究にも役立ち、安全な建設現場を確保するために不可欠な文書です。
工事完了報告書の作り方
必要書類が揃えられても、正しい書き方がわからなければ時間がかかりすぎたり、作り直す羽目になったりすることもあるのが工事完了報告書。
基本の書き方を理解しておけば安心です。
ここからは、弊社の提供する工事完了報告書の無料テンプレートをもとに解説していきます。
あなた自身が作成するイメージがしやすいように、テンプレートを見ながら記事を読み進めてみてください。
表紙シート
2枚目の詳細シート
それでは、工事完了報告書の書き方を項目ごとに詳しく解説していきます。
①宛名
宛名欄には、請負元の業者名または個人名を記載します。
- 例：株式会社〇〇工業様
〇〇太郎様
- 官公庁の場合の例：〇〇市長様、〇〇県知事様（都道府県や各市町村宛の場合）
また、業者名は（株）などのように省略せず、「株式会社」・「有限会社」と正式名称を記入しましょう。
②日付
完了報告書の提出日を記載します。
基本的には売上月と同じになるようにしましょう。
③工事件名
工事の現場名や件名を記入します。
契約書がある場合は、契約書に記載されている工事件名を確認して書くと間違いないでしょう。
また、ビルの名前や店舗名まで正式に記載し、住所が決まっていない場合も「〜地内」など場所がわかるようにしなければなりません。
④押印
担当者名と会社名の押印が必要です。
法人の場合は会社の横判と角印、個人事業主は会社名と認印を用意しましょう。
⑤工期
どのくらいの期間工事が行われていたのかを記載します。
また、工事が数日間に及ぶ場合は、開始日と完了日を記入しましょう。
⑥工事内容
具体的な工事に関する内容や明細を記載します。
⑦お客様の署名欄
工事が完了した証として、お客様の署名欄を設けましょう。
名前と印鑑(サイン)の記入ができればOKです。
工事写真
元請業者によりますが、場合によっては工事写真の提出をしなければならないことがあります。
工事を確実に行った証明になるよう、わかりやすい写真を選定しましょう。
工事完了報告書を作成する方法
工事完了報告書の作成方法は以下の4つです。
- 元請業者からの指示に従う
- 市販の書式を利用する
- エクセル・ワードで自作する
- テンプレートを活用する
1つずつ解説していきます。
元請業者からの指示に従う
元請業者が専用の書式を所有している場合は、その専用の書式を使用するようにしましょう。
工事完了時に決められた書類があるかどうかを工事の開始時点で確認しおく必要があります。
工事中の写真の提出を後から求められても、対象の箇所を写真に取っていない場合も考えられます。
元請からの信頼を得るためにも事前に確認して、現場と共有しておく必要があります。
市販の書式を利用する
工事完了報告書を作成する場合、市販の書式を利用する場合もあります。
この際は手書きで記入するのが基本です。
綺麗で整った書式を利用できますが、毎回購入するのでは、少しコスト面が気になりますね。
エクセル・ワードで自作する
エクセル・ワードを使い、工事完了報告書を作成するケースもあります。
手書きの報告書と異なり、間違えた場合の修正や関数の計算などを自動でできるため、時間を短縮できるのが魅力です。
しかし、一から必要事項やひな形を作成する必要があるので、パソコン作業が苦手な方には負担になるケースもあるでしょう。
テンプレートを活用する
工事完了報告書を作成する際は、エクセル形式のテンプレートを利用する方法もあります。
中には、無料でダウンロードできるサイトもあり、便利に活用できるのが魅力です。
弊社でも工事完了報告書の無料テンプレートをご用意しておりますので、ぜひお使いください。
工事完了報告書を作成する際の注意点
工事完了報告書は、工事全体がどのように遂行されていたのかを明確にし、元請業者に提出する重要書類です。
そのため、正確性に欠けていると信頼関係を失い、今後の取引にも影響しかねません。
ここからは、工事完了報告書を作成する際の5つの注意点を解説します。
提出期限を守る
工事完了報告書は、必ず定められた期限内に提出するよう注意しましょう。
期限を守れない場合は、お客様や関係者に対する信頼を損なうこととなり、今後のビジネスに大きく影響します。
そのため、計画的に期間内に間に合わせられるスケジュール管理を行うことが大切です。
また、遅延により納期が遅れた場合、追加の費用が発生する可能性も。
提出期限を守り、円滑なコミュニケーションを図ることが、プロジェクトの成功につながるでしょう。
領収証を保存しておく
工事完了報告書を作成する際には、工事にかかった費用や支払い状況を報告する必要があります。
そのため、支払いを証明する領収書を保存しておくと報告書作成時に役立ちます。
領収書は、支払いしたという証明、支払い先の情報、支払い日時などを証明する重要な証拠。
もし、建設業者や関係者との間で支払いに関する争いが生じた場合にも、領収書が証拠として役立ちます。
また、税務申告においても領収書は必要です。
工事完了報告書には、支払い状況や支払いに関する詳細を記載する必要がありますが、その際に領収書があれば、記載内容を正確に反映できます。
領収書は紛失しやすいものですが、工事完了報告書が提出された後も長期間保存しておくことが望ましいです。
また、領収書を保存する際には、電子データと紙の両方を用意し、必要に応じて照合すると良いでしょう。
使用した材料の報告が必要か確認する
工事完了報告書には、建設や改修に使用された材料についての報告が必要な場合があります。
使用した材料の報告には、材料名や価格、数量、メーカー名、検査結果などが含まれるのが基本。
また、使用した材料の報告は、建築物が完成した後に問題が発生した場合にも役立てられます。
事前に材料の正確な情報を伝えておくと問題回避につながる可能性も高いので、元請業者がそれらの情報を必要としているかどうかを事前に確認しておくと安心です。
工事完了時の写真が必要か確認する
工事完了報告書作成時に工事完了時の写真を求められる場合があるため、事前に確認が必要です。
写真には、建築物や施設の外観や内部、工事現場の様子などが含まれるのが一般的。
これらの写真を報告書に添付することで、工事が正しく行われたこと、建築物が完成した状態であるということを証明できます。
さらに、工事完了時の写真は、将来の修繕や改修、メンテナンスにも役立つケースも。
これらのことから、工事完了時の写真を求める会社も多いため、事前に確認しておきましょう。
保存期間を確認する
工事完了報告書を作成する際には、報告書の保存期間も確認しておきましょう。
たとえば、工事する現場が公共の場所である場合、工事完了報告書は地方自治体に提出されます。
その場合、自治体によって保存期間が定められており、その期間内は必ず保存しなければなりません。
また、報告書は税金の計算にも関わる場合があるため、税務署の保存期間も確認する必要があります。
あらかじめ保存期間を確認し、報告書を適切に保管することで、後々の問題を未然に防ぐことができるケースも少なくありません。
官公庁向け報告書について
官公庁向け報告書とは、企業や団体が官公庁に提出する報告書のこと。
具体的には、入札や契約に関する報告書、事業計画や評価報告書、補助金の申請や受給に関する報告書などがあります。
これらの報告書は、官公庁が政策決定や財政支出を行うための重要な情報源となります。
そのため、報告書は正確かつ明確な内容でなければならず、必要な情報を適切に伝えることが求められます。
また、官公庁の要求する書式や内容に従わなければならないため、書類の提出期限や手続きにも注意が必要です。
まとめ
今回は、建設物や施設が正しく完成したことを報告する大切な書類「工事完了報告書」について詳しく解説しました。
工事完了報告書は、元請会社と現場作業員を結ぶ大切な役割をしているため、正確にわかりやすく記入する必要があります。
ぜひこの記事をスムーズな報告書作りにお役立てください。
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