業務改善報告書とは？書くべき項目や作成時のポイントを詳しく解説！
目次
社内や仕事で関わる社外の企業に向けて、業務の改善、または内容を周知する目的として取り入れられている業務改善報告書。
しかし、中には業務改善報告書の内容や作成方法について、疑問に思う方も多いのではないでしょうか。
この記事では、業務改善報告書の必要性や目的、記載する項目などについて細かく解説します。
あわせて、業務報告書の作成時に知っておくと役立つポイントなども紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
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業務改善報告書について
業務改善報告書は、多くの企業で生産性の向上や業務の改善などを目的に活用されていますが、具体的にはどのような書類なのでしょうか。
ここからは、業務改善報告書とは何か、求められる場面などについて詳しく解説します。
業務改善報告書とは
業務改善報告書とは、ある業務上の問題点や課題を明確にし、それを改善するための提言やアイデアをまとめた報告書のこと。
業務改善報告書を作成することで、業務プロセスの見直しや改善点の洗い出しができ、業務の効率化や品質向上につながります。
報告書には、問題点の詳細な分析や改善案の具体的な提言、見込まれる改善効果などが含まれます。
また、改善策の実施によって得られる効果や効果の測定方法について記載する場合も。
業務改善報告書は、組織の生産性向上やコスト削減・品質向上などの業績改善に向けた重要なツールとして、多くの企業で活用されています。
業務改善報告書が求められる場面
業務改善報告書が求められる場面は、主に業務上の問題点や課題が発生した時です。
例えば、業務プロセスにおいて手間やムダが多く発生している、品質に問題がある、顧客からのクレームが多いなどの場合に求められます。
日本の事務作業は、世界的に見ても非常に効率が良くないと言われており、現在では改善すべき問題として取り上げられています。
業務の効率性を上げるためにも、社内で業務報告書を共有し、今何が足りていないのかを模索する必要があるでしょう。
また、業務の効率化やコスト削減、リスクマネジメントなど、業務の改善に関する取り組みの結果を報告する場合に業務改善報告書が活用されることも少なくありません。
業務改善報告書の目的
前述の通り、業務改善報告書は企業の業績改善や生産性を上げるために必要不可欠なツールですが、取り入れる目的は他にもあります。
ここからは、業務改善報告書を活用する4つの目的について具体的に解説します。
関係者へ課題や問題の共有
業務改善報告書の目的は、関係者に業務上の課題や問題点を共有し、改善を促すこと。
報告書の作成では、業務上の問題点や課題を明確にし、改善に向けた方向性を示すことができます。
また、報告書を通じて組織内の関係者間で情報共有を行うことで、意見の交換や意識改革を促し、組織全体の業務効率化に繋げられるでしょう。
さらに、業務改善報告書により業務上の問題点や課題を明確にでき、社員それぞれが自発的に改善に向けて意識を高められる効果もあります。
意見の交換や意識改革を促し、組織全体の業務効率の向上を目指しましょう。
改善案の把握と整理
業務改善報告書の目的は、ある業務の問題点や改善すべき点を洗い出し、それに対する改善案を提案することです。
具体的には、業務プロセスの改善や効率化、品質向上、コスト削減、顧客満足度の向上などが挙げられます。
業務報告書では、問題点や改善すべき点を整理し、それに対する改善案を提示することで、組織や企業の業務プロセスをより効率的かつ生産的にするのを目的としています。
また、経営者や関係者に業務改善の重要性や効果を説明し、改善のための支援や予算の確保につなげることもできるでしょう。
生産性の向上
業務改善報告書では、生産性の向上につながる改善案を提言するのも目的の一つ。
業務改善報告書には、業務上の課題や問題点、その原因や影響、改善に向けた具体的なアクションプランなどが含まれます。
上記の情報を報告書にまとめることで、生産性向上につながる改善案が浮かびやすく、さらには社内で意識的に取り組めるようになるのが強みです。
生産性向上につながる改善案の例は以下の通りです。
- 業務プロセスの改善や自動化
- 無駄の削減
- 作業時間の短縮など
業務改善報告書は、生産性向上につながる改善案を提言することで、より効率的な業務プロセスの実現につながります。
従業員の負担軽減
業務改善報告書の目的のひとつに、従業員の負担軽減があります。
業務改善報告書では、業務上の課題や問題点の解決を目指していますが、それらは従業員の働きやすい環境作りにも深く関わります。
従業員の負担軽減につながる改善案とは、主に業務プロセスの改善や自動化、業務の見直しや再編成、業務の外部委託などさまざまです。
このように、従業員の負担を軽減することは業務改善報告書において重要なテーマであり、組織の生産性向上や従業員のモチベーション向上にもつながります。
業務改善報告書に記載する項目
業務改善報告書を記載したことのない方にとっては、何をどのように書けば良いのか、適切な書き方はどうなのか、事前に知っておきたい方も少なくないはずです。
ここからは、業務改善報告書に記載する基本的な項目を説明します。
改善策を起こす目的
まず、報告書により改善策を起こす目的を明確にし、何を達成したいのかを示します。
ここでは、何を目的に改善策を起こすのか、その背景についても詳しく記載することが大切です。
例えば、生産性を向上させたい、人件費を削減したいなどの場合では、改善内容が異なるため注意が必要です。
業務改善報告書を記載する際は、ただ「業務を改善したい」と記載するだけでなく、明確な目的を具体的に伝えましょう。
現在の状況
業務改善報告書では、現在の状況について詳しく解説することも求められます。
現在の状況を記載する項目では、業務上の課題や問題点、現状の業務プロセスやシステム、従業員の負荷やストレスなど、現在の状況に関する情報をまとめます。
具体的な例は以下の通りです。
- 業務の種類や量
- 業務の流れや手順
- 業務に必要なツールやシステムの利用状況
- 従業員の作業量や負荷
- 業務に関する苦情や問い合わせ
現在の状況は業務改善報告書の基盤となるため、必ず正確に記載しましょう。
記載例は以下を参考にしてください。
【記入例】
これまでの〇〇を実施したところ、以下の問題が発生しています。
①対応期限の遅延
〜〜が理由で対応期限が順守できていない状況です。（◯回/月）
②社員の残業時間の増加
期限の遅れから、複数の社員の残業時間が増加傾向にあります。（平均◯時間/月）
現状の課題
業務改善報告書では、現在の業務状況で改善が必要な課題を明確にしなければなりません。具体的な例は以下の通りです。
- 業務の効率性や品質
- 従業員の負荷やストレス
- システムやツールの不備
- コスト削減の余地
課題を明確にすることで、改善のための具体的なアクションプランを立てられます。
課題を書く際には、客観的かつ具体的に改善の観点から記載しましょう。
問題点の発生要因
問題点の発生要因もまた、業務改善報告書では明確に示さなければならない項目の一つ。
具体的な例は以下の通りです。
- 業務プロセスやシステムの不備
- 従業員のスキル不足
- コミュニケーション不足
- 外部環境の変化
なぜ問題が発生したのかを明確に記載することで、他の従業員が意識的に同じ問題を起こさないよう意識できます。
具体的な対応改善策
業務改善報告書で、最も肝となるのが具体的な対応改善策です。
記載の例は以下の通りです。
【記載例】
業務の現状・現状の問題を踏まえて、下記の業務改善を提案いたします。
〜〜〜の実施：〇〇を〇〇に変更する
手順1.〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
手順2.〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
対応改善策を記載する際は、必ず問題点の発生要因にもとづいて立てる必要があります。
また、「誰が」「いつ」「どのように」「どのような手順で」を、わかりやすく具体的に記載することが大切です。
改善策により見込める効果
業務改善報告書では、改善策により見込める効果を具体的に説明する必要があります。
具体的な例は以下の通りです。
- 業務プロセスがスムーズに進む
- 品質の向上
- コスト削減
- 生産性の向上
- 顧客満足度の向上
改善策で得られる効果は改善策の内容や方法により異なりますが、具体的な数値目標を示すことで、より明確になります。
記載例は以下を参考にしてください。
【記載例】
提案した業務改善により、改善が見込める具体的な内容は以下の通りです。
実施◯ヶ月後には、達成できると想定しています。
①対応期限の遅延・・・遅延回数月◯回→◎回に削減
②残業時間増加・・・◯時間/月→◎時間/月に削減
改善に要する経費
業務改善報告書では、改善に必要な経費についても明確に記載することが求められます。
記載例は以下の通りです。
【記載例】
提案した業務改善の実施には、以下の予算を想定しています。
経費・・・〇〇の導入で月〜〜円
時間・・・◯時間
期間・・・◯ヶ月
経費について記載する際には、どれほどの費用や時間や期間が必要になるかを具体的に示すのがポイントです。
もし、予算がオーバーしてしまう場合には、再度改善策を見直してみると良いでしょう。
改善に要する人員
業務改善報告書では、改善に要する人員について記載する必要があります。
記載の例は以下を参考にしてください。
【記載例】
改善に要する人員は、〇〇部門の〇〇人を割り当てることとし、改善活動の責任者を〇〇氏に任命することとします。
また、改善活動には、〇〇部署の協力が必要となるため、〇〇部署にも改善活動の参加を依頼することとします。
改善に要する人員の割り当ては、各部門の業務負荷やスケジュールなどを考慮し、適切な人員配置を行いましょう。
改善策の問題点や懸念点
業務改善報告書では、改善策の問題点や懸念点について記載しなければならない場合があります。
記載の例は以下の通りです。
【記載例】
改善策には、以下のような問題点や懸念点があります。
・ 〇〇策により、〇〇部門の業務負荷が増加する可能性がある。
・〇〇策により、システムの安定性に影響が出る可能性がある。
・〇〇策により、コストが増加する可能性がある。
これらの問題点や懸念点に対しては、以下のような対策を検討しています。
・〇〇部門の業務負荷を軽減するため、業務の見直しや業務の自動化を行う。
・システムの安定性を確保するため、システムのテストやバックアップの強化を行う。
・コスト削減のため、〇〇部門との協力体制を構築し、共通の課題に対して取り組む。
改善策には、さまざまな問題点や懸念点があるため、対策を検討する際にはリスク評価やコスト効果の検討を行い、最適な改善策を選択しましょう。
業務改善報告書を作る際のポイント
業務改善報告書は、企業の今後を大きく動かす力のある重要なツールの一つ。
そのため、報告書を作成する際には、慎重かつ的確に記載する必要があります。
ここからは、業務改善報告書を作る際に、知っておくと役立つポイントを紹介します。
具体的に記載する
業務改善報告書を作成する際には、具体的に記載するのが最も大切なポイントです。
イメージで記載したり、漠然とした内容であると、承認を得るのが難しくなります。
そのため「いつ」「どこで」「誰が」「何をするのか」を、具体的に記載することが大切です。
目的と結果を明確にする
目的と結果を明確に記載するのも、業務改善報告書の作成において大切なポイントです。
報告書の目的や結果を明確にすると、改善策の有効性が評価され、今後の改善のための方向性を示すことが可能です。
報告書の価値を高め業務改善につなげるためにも、目的と結果をより明確にすることが大切です。
客観的な視点で書く
業務改善報告書を作成する際のポイントとして、客観的な視点で書くことも挙げられます。
報告書を作成する際には、主観的な意見や感情的な表現は避け、データや事実に基づいた客観的な分析を行うことが重要です。
企業全体の業務改善を目指し、改善することで企業にどれだけ貢献できるかを、明確に提示しましょう。
誰が読んでも理解できるように書く
業務改善報告書を作成する際には、誰が読んでも理解できるように書くのもポイントです。
報告書は、一部の従業員だけでなく会社全体で共有するのが一般的です。
専門用語や業界用語を避け、分かりやすい言葉で書かなければなりません。
図表やグラフを活用して、視覚的にわかりやすく表現するのもおすすめです。
社内で改善策を共有する
業務改善報告書を作成する際には、社内で改善策を共有するのもポイントです。
報告書を作成する際には、関係者や担当者との意見交換を行い、改善策を共有することが大切。
また、社内への解決策共有により、社員全体の改善意識を高められる効果もあります。
まとめ
今回は、業務改善報告書を作成する方に向けて、報告書が何のために作成されているのか、必要性や目的について解説しました。
業務改善報告書は、業務の生産性や問題点の解決に大きく関わる重要な書類の一つです。
作成の際には具体的、かつ明確に記載することを心がけましょう。
これから業務報告書を作成する方に、少しでもお役立ていただけると幸いです。
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