作業日報の目的は？メリットや作成するコツについても詳しく紹介！
目次
建設現場で毎日作成されている作業日報。
作業日報は現場の作業内容を多方面へ共有するために活用される書類で、非常に重要度が高いです。
今回の記事では、チーム内の情報共有や業務の振り返りをスムーズにする作業日報について解説します。
この記事の内容は以下のとおりです。
- 作業日報の目的
- 作業日報のメリット
- 作業日報を作る際のポイント
- 作業日報を作る際のおすすめのツール
作業日報についての知識を増やしたい方の参考になれば幸いです。
日報を紙で書いて、いくつものエクセルに転記したり、出面や給与をするための手計算には多くの時間が掛かってしまいます…。
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作業日報の目的は「1日の業務を振り返ってもらい、課題や反省点などを洗い出してもらうこと」
建設現場で作業日報を作成する目的は、作業員それぞれに1日の業務を振り返ってもらい、課題や反省点などを洗い出してもらうことです。
上長や会社は業務管理や実態把握などに作業日報を活用し、必要に応じて資機材の投入や人員の増員を検討します。
作業日報の主な目的は、以下の4点です。
- 作業の振り返り
- タスク進捗の把握
- 情報共有
- 課題や問題点の確認
それぞれ詳しく解説します。
作業の振り返り
作業者が作業日報を作成する上で最も重要な目的は、作業の振り返りです。
振り返りを行うことで、作業員のモチベーション向上につながります。
単に業務をこなすだけでは行った作業の意味や改善点を把握できず、ミスが起こりやすくなります。
振り返りを行う際は、単に活動内容や成果を洗い出すだけではなく、翌日の行動計画から実行へと繋げることが大事です。
活動内容や成果の洗い出しを行うだけでは、振り返りとして不十分。
翌日の行動にまでしっかりと落とし込み、確実に実行につなげるよう心掛けましょう。
タスク進捗の把握
タスク進捗の把握も、作業日報を作成する目的の1つ。
タスクとは、大きな仕事を小さな作業単位に切り分けたもののことを指します。
工事現場では、作業上の優先順位を考慮しながら、作業計画と実績のずれを把握する必要があります。
その目的は、作業を円滑に進め、納期を守るため。
タスクの進捗の把握をすることで、その都度適切な対処を取ることが可能になります。
結果的に、完了した作業と残っている作業を把握し、タスク完了に要する時間やコストの予測にも役立ちます。
情報共有
作業日報を作成することで、情報共有にもつながります。
情報共有とは、個々の従事者が持つ情報を、社内やチームなどの組織全体で共有すること。
個人に属人化していた情報を全体で共有することにより、その情報を活用し、個々の生産性だけでなく、組織全体の生産性を高めることも期待できます。
また、伝達ミスや伝え漏れなどはトラブルの要因。
情報共有をすることで、スムーズかつ効率的に業務を遂行することができ、生産性向上につながります。
課題や問題点の確認
作業日報の作成をすることで、課題や問題点の確認が可能になります。
業務を進める上で、課題や問題点が発生することは多々あります。
作業日報は、その日の作業が終了した際に作成されるもの。
作業日報を毎日作成することにより、速やかに課題や問題を確認でき、トラブル発生や納期遅れなど、重大な損失を未然に防ぐことができます。
作業日報を作成する5つのメリット
ここからは、作業日報を作成するメリットについて解説します。
作業日報の主なメリットは、以下の5つです。
- 生産性の向上
- 労働環境の最適化
- トラブルの防止
- 業務ノウハウの蓄積や共有
- 過去の活動を振り返られる
それぞれ詳しく解説します。
生産性の向上
作業日報の最大のメリットは、生産性の向上です。
「生産性の向上を図る」とは、より少ない投資で、より大きな成果を得ること。
ここで言うところの投資とは、人材や設備、時間などを指します。
生産性向上により得られる効果は以下の2つです。
- 労働力不足問題の解決
- コスト削減効果
労働者1人辺りの生産量が向上すれば、最適な人員配置が可能になり、人件費削減につながります。
作業日報を作成することで、社員個々の一日の行動が把握できるため、時間や資機材などの非効率的な投資があった場合も見える化が可能。
見える化することで効率的な投資が可能になり、生産性が向上します。
労働環境の最適化
作業日報を作成することで、労働環境の最適化につながります。
労働環境を改善するための代表的なアプローチの仕方としては以下の3つです。
- 人間関係
- 業務内容
- 職場環境
日報の提出・フィードバックを行うことで、意思疎通の機会を得ることができ、コメントのやり取りにより、より良い人間関係の構築が期待できます。
気軽な雑談・相談ができるため悩みの早期解決も可能になるでしょう。
また、業務内容の見直しや作業の手法など、アドバイスや相談の機会にも作業日報は活用できます。
効率の良い業務の進め方が可能になれば、社員の貢献度アップ・能力アップにもつながります。
このように、作業日報は労働環境最適化に高い効果が期待できます。
結果的に、従業員のワーク・ライフ・バランスの向上も期待できるでしょう。
トラブルの防止
トラブルの防止も、作業日報を作成するメリット。
作業日報からは、社員の心身の状態や作業場の人間関係のトラブルを読み取れる場合もあります。
作業日報をコミュニケーションツールとして活用することで、さまざまなトラブルの防止につながるでしょう。
また、作業日報を作成すれば、納期遅れや労働災害など大きなトラブルの原因の早期発見にもつながります。
トラブルが起こる前に未然に防止策やルール化することで、個々の社員のみならず、全体の作業にとってメリットとなるでしょう。
業務ノウハウの蓄積や共有
業務ノウハウの蓄積や共有ができるのも、作業日報作成のメリットです。
作業日報には、仕事から得た成果や改善点、解決策が記入されています。
属人化されがちなノウハウを蓄積する手段としても活用可能。
過去の作業日報は、引き継ぎの後任者や新入社員など、新しく仕事を担当する社員にとって、マニュアル同様の機能を果たしてくれます。
過去の活動を振り返ることができる
過去の活動を振り返り「今」の活動の参考にできる点もまた、作業日報作成のメリット。
仕事で成果を出すためには、常に現状の課題を洗い出して改善に取り組む必要があります。
作業日報を見れば一日の作業内容や所要時間は一目瞭然です。
「作業効率を上げるためにはどうすればよいか」「無駄な時間は無かったか」など課題が浮き彫りにされるでしょう。
作業日報を作成することで、以下のサイクルを作ることができます。
- 改善策を練る
- 実践する
- 振り返りを行い、1に戻る
過去の作業と同じパターンの作業をする場合、過去の作業日報を参考に活動することができます。
作業前に作業日報を確認することで、無駄のない作業が可能になり、業務効率化につながります。
作業日報を作る際の4つのポイント
ここまでで解説したとおり、作業日報を作成することにはたくさんのメリットがあります。
しかし、作成方法を間違えてしまうとメリットは半減。
作業日報を作成する際には、最大限にメリットを活かせるものにすることが重要です。
作業日報を作成する際におさえておきたいポイントは以下の4つです。
- 記載すべき項目
- 原則、毎日の業務後に提出する
- 5W1Hを意識する
- 業務中から日報に書く内容を考えておく
それぞれのポイントについて、詳しく解説します。
記載すべき項目
作業日報には記載すべき項目があります。
記載すべき項目が漏れてしまうと、振り返りに活かすことができないなどの不都合が生じます。
建設現場の作業日報を作成する際に記載すべき項目の一例は以下の通り。
- 工事名（携わっている工事の名称）
- 現場名（携わっている現場の名称）
- 記入者名
- 日付（当日の日付）
- 天気・気温（当日の状況）
- 作業者名（現場に携わった作業者名;関係会社含む）
- 工種・作業内容（実施した作業）
- 始業・終業時刻
- 休憩時間
- 作業時間
- 時間外作業時間
- メモ
当日の業務内容は、上記の情報を含めて1枚のシートにまとめられるとわかりやすくなるでしょう。
原則、毎日の業務後に提出する
作業日報は原則、毎日の業務後に提出するのがポイントです。
惰性で記載していると、つい2、3日分をまとめて記入するケースもあるかもしれません。
ですが、作業日報は毎日提出することで意味をなすもの。
作業完了直後に記載しなければ、漏れが増えてしまい、大切な情報が共有されなくなるリスクがあるからです。
なぜ毎日の業務後に提出すべきかを作業員全員に共有し、全員がその意味を理解した上で確実に毎日作業日報を提出するルーティンを作ることが大切です。
5W1Hを意識する
作業日報の記載にあたり必要な情報は決まっています。
記入に際して5W1Hを意識することが、作業日報を記入する際のポイント。
5W1Hとは
- When:いつ
- Where:どこで
- Who:だれが
- What:なにを
- Why:なぜ
- How:どのように
の英単語の頭文字を取ったもの。
伝えたい内容をこの要素に沿って構成すると、必要な情報を確実に網羅できます。
業務中から日報に書く内容を考えておく
2つ目のポイントは、業務終了後ではなく業務中から日報に書く内容を考えておくことです。
作業日報を一日の作業の終了後に記入する場合、記入だけのために時間を割くことになります。
業務中から日報に書く内容を考えながら作業し、作業の区切りの良いところで記入しておけば、仕事終了と同時に作業日報作成も終わらせることができてスムーズです。
作業日報を作る際におすすめのツール
従来は、作業日報を紙に記載するのが一般的でした。
紙の作業日報を活用する場合、過去の作業日報を参照・確認する際には、探す手間や保管にも問題がありました。
これらの問題を解決する手段として考えられたのが、パソコンソフトや専用のシステム・アプリなどの導入です。
ここでは、作業日報を作成するためのツールについて解説します。
ワードやエクセルなどのテンプレート
作業日報はワードやエクセルで作成することが一般的です。
ワードやエクセルは、どの会社でもすでに導入されている一般的なパソコンソフトで、作業日報作成以外でも、日々の業務や家庭で使用される場面が多いため、使う人を選ばず扱いやすいのが特徴です。
以下は、実際にエクセルを使った作業日報です。
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日々の業務を少しでも効率アップするためにもぜひ一度チェックしてみてください。
建設現場管理システム・アプリ
建設現場管理システム・アプリなどのツールを使用して作業日報を作成することも可能です。
建設現場管理システム・アプリは、パソコンやスマートフォンなどで入力したデータをクラウド上で保管するため、セキュリティ面で優れているのがメリットです。
システムやアプリを使用すれば、以下の作業も可能です。
- 即時共有
- 過去にさかのぼって参照
- 記入内容別に振り分け
作業日報を作成する際におすすめのツールである建設管理システム・アプリですが、導入する際には以下の点に注意が必要。
- コストがかかることもある
- 慣れるまでに時間がかかることもある
導入の際は、社内で必要な機能を搭載しているか、コストに見合った価値があるかを慎重に判断する必要があります。
まとめ
今回は、作業日報の作成の目的と、作成するメリットや記入の際のポイントについて解説しました。
作業日報を活用することにより、生産性の向上や労働環境の改善、業務ノウハウの蓄積など、大きなメリットにつながります。
作業日報はポイントをおさえて作成すれば、作業者と監督者のコミュニケーションツールとして、また労働環境を改善に向けての足掛かりとして活用できるもの。
作成する意味を共有し、記入者が扱いやすいツールを選び、毎日の作業終了時に提出することが負担とならない運用を目指しましょう。
とはいえ、日報を紙で書いていくつものエクセルに転記したり、出面や給与をするための手計算には、多くの時間が掛かってしまいます…。
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